Interne Meldestelle – Hinweisgeberschutz

Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) ist am 02.07.2023 in Kraft getreten.

Ziel des HinSchG ist es, den Schutz von Personen, die auf Missstände in Unternehmen oder Behörden im Rahmen des sachlichen Anwendungsbereichs des HinSchG aufmerksam machen möchten, zu stärken sowie zu gewährleisten, dass hinweisgebende Personen keine Repressalien durch Beschäftigungsgeber für berechtige Meldungen von derartigen Verstößen fürchten müssen.

Die interne Meldestelle nimmt Hinweise von Beschäftigten der Hochschule entgegen. Sie genießen den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes. Die Definition des Begriffs „Beschäftigte“ ergibt sich aus § 2 HinSchG.

Soweit Hinweise von anderen Personen (z. B. Mitarbeiter*innen von Geschäftspartnern etc.) eingehen, werden diese überprüft und ggf. nach Rücksprache mit der hinweisgebenden Person an die zuständigen Stellen im Hause weitergeleitet.

Der volle Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes entfaltet sich, wenn sich der Hinweis auf Verstöße gegen Strafgesetze oder bestimmte Bußgeldvorschriften oder gegen sonstige in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes genannte Vorschriften bezieht. Dies ist nicht ganz einfach zu beurteilen, wenn Sie sich nicht sicher sind, sprechen Sie uns gerne an und wir werden versuchen, den Sachverhalt gemeinsam zu beurteilen.

In den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen beispielsweise, aber nicht ausschließlich:

• Straftaten (z. B. Korruption, Diebstahl, Betrug etc.)
• Verstöße gegen Vorschriften des Umweltrechts u. ä.
• Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und der Vertraulichkeit der (elektronischen) Kommunikation. Alternativ können Sie hierzu auch direkt mit dem Datenschutzbeauftragten in Kontakt treten.

Wir möchten Sie ermutigen, von der internen Meldestelle Gebrach zu machen. Wenn intern wirksam gegen den von Ihnen beobachteten Verstoß vorgegangen werden kann und Sie keine begründete Sorge vor Nachteilen haben, sollten Sie sich vorrangig an die interne Meldestelle wenden.

Sie haben aber auch andere Möglichkeiten:

• Selbstverständlich können Sie sich mit Hinweisen auf Regelverstöße immer auch an Ihre*n Vorgesetzte*n wenden (Dienstweg).
• Darüber hinaus wird im Bundesministerium für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet, an die Sie sich ebenfalls wenden können.
• Selbstverständlich steht Ihnen auch der Weg zu den Strafverfolgungsbehörden offen.

Ihre Meldung wird von der internen Meldestelle vertraulich behandelt, die Vorgaben dazu finden sich in den §§ 8 und 9 des HinSchG.

Zunächst erlangen die Mitarbeiter*innen der Meldestelle Kenntnis von Ihrem Hinweis. Die Mitarbeiter*innen prüfen die Angaben im Hinweis auf Plausibilität und leiten dann ggf. Folgemaßnahmen ein. Im Rahmen dieser Folgemaßnahmen können – je nach Inhalt des Hinweises – auch andere Bereiche (z. B. Interne Revision, Justitiariate und weitere Personen) einbezogen werden. Dabei prüft die interne Meldestelle stets, ob die Identität des Hinweisgebers offengelegt werden muss.

Eine vollständige Anonymität kann nicht gewährleistet werden.

Dies liegt zum einen daran, dass der Hinweis möglicherweise Informationen enthält, die nur einem kleinen Personenkreis zugänglich sind oder auf andere Weise Rückschlüsse auf die Person der*des Hinweisgeber*in zulassen. Zum anderen kann je nach Wahl des Übermittlungsweges technisch nicht immer ausgeschlossen werden (z. B. bei E-Mail), dass eine Rückverfolgung möglich ist. Zudem besteht ein Zeugnisverweigerungsrecht der Mitarbeiter*innen der internen Meldestelle und weiterer beteiligter Personen gegenüber den Strafverfolgungsbehörden nicht.

Dennoch werden Hinweise, die ohne Absenderangabe bei uns eingehen, von uns bearbeitet und es wird nicht aktiv versucht, die Identität zu ermitteln.

• Hinweisgebende Personen müssen sicherstellen, dass der persönliche als auch der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG erfüllt sind (siehe §§ 1 und 2 HinSchG).
• Meldet die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße, gilt der Schutz des HinSchG für sie nicht, die Meldestelle hat die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person dann ebenfalls nicht zu wahren (siehe §§ 9 und § 33 HinSchG).
• Im Falle einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung ist die hinweisgebende Person zur Erstattung des dadurch eingetretenen Schadens verpflichtet (siehe § 38 HinSchG).

Meldungen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, dürfen nicht behindert werden (siehe § 7 HinSchG). Weiterhin sind in diesen Fällen Repressalien gegen hinweisgebende Personen verboten und schadensersatzpflichtig (siehe §§ 36 und 37 HinSchG). Der Schutz für hinweisgebende Personen gilt jedoch nicht bei einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung auf Basis unrichtiger Informationen (siehe § 33 HinSchG). Bei einer Falschmeldung ist die hinweisgebende Person nach § 38 HinSchG selbst schadensersatzpflichtig.

Nach Eingang Ihres Hinweises erhalten Sie von uns innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, uns auch nach Ihrem Hinweis gegebenenfalls mit neuen Informationen zu kontaktieren.

Innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung des Hinweises erhalten Sie von uns eine begründete Rückmeldung über bereits ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen. Dies kann jedoch nur insoweit erfolgen, als dadurch nicht die Rechte anderer Personen (insbesondere der im Hinweis Genannten) beeinträchtigt werden.

Dies gilt nicht im Falle absenderlos eingegangener Postsendungen oder anonymer Anrufe.