ABC der Archivarbeit
ABC ...
Aktuelle Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt"
Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt" des Brandenburgischen Landeshauptarchivs und der Landesfachstelle für Archive und Bibliotheken zur Digitalen Archivierung.
Einführung Archivarbeit
Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden.
Archivmanagement
Betriebswirtschaftliche Methoden in der Arbeit von Archiven, die sich u. a. mit Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Ziel- und Strategieentwicklung, des Projektmanagements und Dienstleistungsmarketings befassen. Das Archivmanagement trägt dazu bei, archivische und verwaltungstechnische Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu planen.
Archivrecht
Viele archivfachliche Fragen in der täglichen Praxis sind Rechtsfragen. Häufig geklärt werden müssen Fragen der Zuständigkeit bei der Übernahme, nach Deposital- oder Einbringungsverträgen oder Regelungen bei der Benutzung und Gebührenerhebung.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Am 06. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich mit der Bewertung, Übernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen beschäftigt und sich dabei zunächst auf die elektronischen Fachverfahren konzentriert.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Bauakten
Die im Verfahren der Baugenehmigung entstehenden Akten werden als Bauakten bezeichnet. Diese Baugenehmigungsakten enthalten häufig Bauanträge mit Bauplänen, die den Grundriss, die Ansichten und den Gebäudeschnitt des zu errichtenden Gebäudes wiedergeben.
Benutzung und Präsentation
Die Benutzung der Archivalien ist das Ziel jeder Archivarbeit. Die Forschungsanliegen der gegenwärtigen und zukünftigen Benutzer und Benutzerinnen müssen bei der Ausübung aller archivischen Tätigkeiten von Anfang an berücksichtigt werden, um zielgruppenorientierte Angebote gestalten zu können.
Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Archivbestände umfasst nahezu alle Bereiche des täglichen Umgangs mit Archivgut, u. a. Standortwahl, bauliche Gestaltung der Magazine, Lagerung, Verpackung, Klimaregulierung, Schimmelprävention und -bekämpfung, Notfallvorsorge, Digitalisierung, Verfilmung oder Massenkonservierung.
Brandenburgischer Archivtag
Der jährliche Brandenburgische Archivtag des Landesverbands Brandenburg im VDA bietet eine Plattform für Fachinformationen und dem fachlichen Austausch der Kolleginnen und Kollegen untereinander.
Digitalisierung
Gerade die Digitalisierung vorhandener Archivbestände spielt im Arbeitsalltag vieler Archive zunehmend eine Rolle. Im Rahmen der Bestandserhaltung ist sie eine sinnvolle Ergänzung zu weiteren vorbeugenden bestandsichernden Maßnahmen.
Erschließung
Die Erschließung zählt zu den wesentlichen Kernaufgaben eines Archivs und ist die unabdingbare Voraussetzung für jegliche Form der Benutzung von Archivgut.
Fördermöglichkeiten
In Archiven ergänzt und erweitert Projektarbeit zunehmend die täglichen Aufgaben. Notfallplanung, Digitalisierung, Erschließung – für viele Aufgaben gibt es ein Projekt! Hier finden Sie einen Überblick der verschiedenen Fördermöglichkeiten.
Newsletter
Der Newsletter der Landesfachstelle für Archivberatung Brandenburg informiert Sie regelmäßig über Veranstaltungs- und Beratungsangebote, Fördermöglichkeiten und Aktuelles aus der Fachhochschule Potsdam.
Notfallvorsorge
Notfallvorsorge ist eine zentrale Aufgabe, um den gesetzlichen Auftrag der dauerhaften Aufbewahrung des Archivgutes zu sichern.
Online-Angebote für Archivar*innen
Zahlreiche Informationsangebote die Archivarinnen und Archivare über neueste Entwicklungen informieren, bei der täglichen Arbeit helfen und weitergehende fachliche Informationen liefern sind mittlerweile leicht online abrufbar.
Öffentlichkeits- und Historische Bildungsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit im Archiv bedeutet aktive und überzeugende Vertrauenswerbung in eigener Sache für das eigene Prestige.
Historische Bildungsarbeit ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit des Archivs "als außerschulischer Lernort".
Personenstandsunterlagen
Auf Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) vom 01. Januar 2009 sind die Standesämter zur Abgabe der geschlossenen Personenstandsunterlagen an die Archive verpflichtet.
Überlieferung
Unter der historischen Überlieferung in einem Archiv versteht man die Gesamtheit der dort verwahrten historischen Quellen. Die Überlieferung ist ein Ergebnis bewusster archivischer Handlungen.
Aktuelle Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt"
Einführung in die Archivarbeit
Was ist ein Archiv und welche Aufgaben erfüllt es?
Der Begriff "Archiv" ist in der deutschen Sprache nicht eindeutig definiert. Umgangssprachlich bezeichnet man als Archiv meist einen Platz oder Raum, wo nicht mehr unmittelbar benötigte Materialien abgelegt und für einen längeren Zeitraum aufgehoben werden. Dies kann der Kellerraum oder Dachboden einer Behörde sein, wo die nicht mehr für den täglichen Gebrauch benötigten Akten gelagert werden, solange sie noch rechtlich relevant sein können (Altregistratur), aber auch ein Speicherplatz für elektronische Unterlagen, die nicht mehr zur aktuellen Bearbeitung oder Information relevant sind (z. B. Pressemeldungsarchiv in der Internetpräsentation einer Organisation). Auch wissenschaftliche Zeitschriften, die ihre Beiträge für längere Zeit verfügbar halten sollen, tragen traditionell gern das Wort "Archiv" im Titel. In der Regel wird der Begriff "Archiv" im Zusammenhang mit schriftlicher Überlieferung verwendet, gelegentlich aber auch für Orte, die Gegenständliches verwahren.
Im archivfachlichen Sinn könnte man den Begriff folgendermaßen definieren:
Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden. Im übertragenen Sinne bezeichnet es auch das Gebäude oder einen Raum.
Mit dieser Definition werden auch zugleich die Aufgaben der Archive benannt.
Archivmanagement
Betriebswirtschaftliche Methoden in der Arbeit von Archiven, die sich u. a. mit Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Ziel- und Strategieentwicklung, des Projektmanagements und Dienstleistungsmarketings befassen. Das Archivmanagement trägt dazu bei, archivische und verwaltungstechnische Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu planen.
Die Aufgaben von Archiven als gemeinnützige Institutionen beziehen sich auf die Wahrnehmung gesellschaftlicher und verwaltungsbezogener Interessen. Archive agieren in vielfältigen Formen. Übergeordnet agieren diese als Dienstleister zur Bereitstellung von Archivalien als Informationsobjekte. Der erfolgreiche und effiziente Betrieb eines Archivs erfordert neben archivfachlichen Kenntnissen somit verstärkt strategisches und operatives Managementdenken in Planung, Organisation und Kontrolle.
Archivrecht
Viele archivfachliche Fragen in der täglichen Praxis sind Rechtsfragen. Häufig geklärt werden müssen Fragen der Zuständigkeit bei der Übernahme, nach Deposital- oder Einbringungsverträgen oder Regelungen bei der Benutzung und Gebührenerhebung.
Die bereitgestellten Handreichungen und Informationen dieser Seite sollen einerseits Anregungen geben für die Erarbeitung eigener Rechtsgrundlagen und Ordnungen für Träger kleinerer Archive, andererseits aber auch auf aktuelle Rechtsfragen und archivrechtliche Literatur hinweisen.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Am 6. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich aus Vertreterinnen und Vertretern mehrerer brandenburgischer Kommunalarchive zusammensetzt.
Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit der Bewertung, Übernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen und konzentriert sich dabei zunächst auf die elektronischen Fachverfahren. Ziel war und ist es, in einem ersten Schritt alle elektronischen Fachverfahren, die in den Kreisverwaltungen und Verwaltungen der kreisfreien Städte eingesetzt werden, zu erfassen und zu bewerten. Eine "interne Liste" liegt der Arbeitsgruppe nun vor, die weiter gepflegt wird.
In einem zweiten Schritt sollen die als archivwürdig bewerteten elektronischen Fachverfahren näher betrachtet werden, um die in ihnen entstehenden Unterlagen zu analysieren.
Ausgewählte Ergebnisse aus der Arbeit der Arbeitsgruppe können hier abgerufen werden.
- Liste "Erfassung und Bewertung der elektronischen Fachverfahren" - wird nicht veröffentlicht. Auskünfte daraus können bei der Landesfachstelle angefragt werden.
- Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
- Erläuterungsbogen zum Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
Bauakten
Die im Verfahren der Baugenehmigung entstehenden Akten werden als Bauakten bezeichnet. Diese Baugenehmigungsakten enthalten häufig Bauanträge mit Bauplänen, die den Grundriss, die Ansichten und den Gebäudeschnitt des zu errichtenden Gebäudes wiedergeben. Darüber hinaus beinhalten diese Akten aber auch Schriftstücke, die den Prüf- und Genehmigungsprozess abbilden und die in Form von Protokollen mit Prüfberichten, Stellungnahmen, Auflagen sowie Bescheinigungen zur Baugenehmigung oder Ablehnung umfassen. Die Unterlagen geben vielfach umfassend Auskunft über die Entstehungszeit, den Bauherrn, den Architekten, die bauausführenden Gewerke, die verwendeten Baumaterialien und Baukosten sowie über den Baustil und die Nutzungsart des Gebäudes.
Aber Bauakten beschränken sich nicht allein auf Neubauten, sondern sie dokumentieren gleichfalls genehmigungspflichtige bauliche Veränderungen an bestehenden Gebäuden.
Es wird deutlich, welchen Fundus an Informationen u. a. für die Hausbauforschung und für die Siedlungsgeschichte die Bauakten bieten können, die vielfach als Archivgut in den Archiven überliefert sind.
Benutzung und Präsentation
Die Benutzung der Archivalien ist das Ziel jeder Archivarbeit. Die Forschungsanliegen der gegenwärtigen und zukünftigen Benutzenden müssen bei der Ausübung aller archivischen Tätigkeiten von Anfang an berücksichtigt werden, um zielgruppenorientierte Angebote gestalten zu können.
Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Archivbestände umfasst nahezu alle Bereiche des täglichen Umgangs mit Archivgut. Sie beginnt bei einer angemessenen Standortwahl für das Archiv und der baulichen Gestaltung der Magazine, reicht von den Problemen der Lagerung, Verpackung, Klimaregulierung, Schimmelprävention und -bekämpfung bis hin zu Fragen der Notfallvorsorge, Digitalisierung, Verfilmung oder Massenkonservierung.
Brandenburgischer Archivtag
Seit 1998 führt der Landesverband Brandenburg im VDA jährlich den Brandenburgischen Archivtag durch. Hier zeigt sich der Bedarf an Fachinformationen und nach dem Wunsch eines fachlichen Austausches der Kolleginnen und Kollegen untereinander. Hier werden Programme und Informationen zu den Archivtagen (ab 2023) hinterlegt.
Digitalisierung
Der Begriff "Digitalisierung" umfasst die digitale Reproduktion, Bereitstellung sowie Publikation von Findmitteln und Archivgut im Netz. Gerade die Digitalisierung vorhandener Archivbestände spielt im Arbeitsalltag vieler Archive zunehmend eine Rolle. Im Rahmen der Bestandserhaltung ist sie eine sinnvolle Ergänzung zu weiteren vorbeugenden bestandssichernden Maßnahmen. Archivbestände können so in digitaler Form den Benutzern zur Verfügung gestellt werden, was zur Schonung der Originale beiträgt. Die Digitalisierung bietet daher die Möglichkeit, einen vorbeugenden Bestandsschutz der Originale wirkungsvoll zu leisten (Sicherungs-, Schutz- und Benutzungsdigitalisat) und stellt dabei einen Partner der Sicherungs- und Schutzverfilmung dar. Eine weitere Rolle wird zukünftig die Ersatzdigitalisierung spielen, da im Falle von Informationsträgern, die extrem vom Zerfall betroffen und auf Dauer nicht zu erhalten sind (u. a. Thermokopien, Ormig-Abzüge, Magnetbänder), das Ersatzmedium (Digitalisat) an Stelle des Originals treten wird. Das Ersatzdigitalisat muss daher hohe Qualitätskriterien erfüllen und ist anschließend dauerhaft aufzubewahren.
Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl weiterer zusätzlicher Möglichkeiten für eine zeitgemäße und kompetente Aufgabenerfüllung, die u.a. den Erwartungen heutiger und zukünftiger Archivbenutzer gerecht werden kann. So wird von den Benutzern die Präsentation von Erschließungsdaten als auch die Präsentation ausgewählter digitalisierter Archivbestände erwartet. Der Weg in das Archivportal-D der Deutschen Digitalen Bibliothek bietet hierfür u. a. geeignete Möglichkeiten.
Die Digitalisierung ist Chance, Herausforderung und eine zusätzliche Aufgabe zugleich. Eine Aufgabe, die einer konzeptionellen Herangehensweise bedarf. Es sind im Vorfeld Fragen zu beantworten: Was, wie und womit digitalisiert werden soll, und wie eine dauerhafte Sicherung, Pflege, benutzerfreundliche Recherche und Präsentation aller digitaler Unterlagen garantiert werden kann?
Erschließung
Die Erschließung zählt zu den wesentlichen Kernaufgaben eines Archivs und ist die unabdingbare Voraussetzung für jegliche Form der Benutzung von Archivgut. Dennoch gerät sie in der täglichen Arbeit gerade kleinerer, personell schwach ausgestatteter Archive oft in den Hintergrund, was vielfach zu schwer aufzuholenden Erschließungsrückständen führt. Die Handreichungen und Informationen dieser Seite geben Hinweise für eine fachgerechte und effiziente Erschließung und weisen auf überregionale Richtlinien und Erschließungshilfsmittel hin.
Fördermöglichkeiten
In Archiven ergänzt und erweitert Projektarbeit zunehmend die täglichen Aufgaben. Notfallplanung, Digitalisierung, Erschließung – für viele Aufgaben gibt es ein Projekt! Die vielfältigen Angebote der Projektförderung kurbeln diesen Boom zusätzlich an. Diese Seite möchte einen Überblick der verschiedenen Fördermöglichkeiten geben.
Eine von der Landesfachstelle erstellte Förderfibel für Brandenburger Archive möchte eine Orientierung besonders in Frage kommender Fördermöglichkeiten bieten.
Newsletter der Landesfachstelle für Archivberatung Brandenburg
Notfallvorsorge
Notfallvorsorge ist eine zentrale Aufgabe, um den gesetzlichen Auftrag der dauerhaften Aufbewahrung des Archivgutes zu sichern.
Online-Angebote für Archivar*innen zusammengestellt
Öffentlichkeits- und Historische Bildungsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit im Archiv bedeutet aktive und überzeugende Vertrauenswerbung in eigener Sache für das eigene Prestige, u. a. durch Tage der offenen Tür sowie Presse- und Medienarbeit. Die Erstellung von Publikationen ist ebenfalls eine Möglichkeit der Öffentlichkeitsarbeit, zu der die Archive gesetzlich verpflichtet sind. Jede Bürgerin und jeder Bürger hat Anspruch darauf, zu erfahren, welche Schätze sich hinter den Mauern der Archive verbergen. Öffentlichkeitsarbeit dient als Grundlage dafür, dass das Archiv in seinem gesellschaftlichen Umfeld als geachtetes Mitglied anerkannt wird. Um diese wirkungsvoll zu gestalten, muss sie in die Archivarbeit fest integriert sein und systematisch durchgeführt werden.
Historische Bildungsarbeit ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit eines Archivs "als außerschulischer Lernort" mit Schulen, aber auch mit der historisch interessierten Öffentlichkeit.
Personenstandsunterlagen
Auf Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) sind die Standesämter seit 01. Januar 2009 zur Abgabe der geschlossenen Personenstandsunterlagen an die Archive verpflichtet. Ein wesentlicher Kernpunkt des PStG besteht darin, dass die Fortführung der Personenstandsregister durch die Standesämter begrenzt ist. Anschließend unterliegen die geschlossenen Register der Anbietungspflicht an die zuständigen Archive. Archivbenutzende erhalten somit die Möglichkeit der Recherche, z. B. zur Familien- und Heimatforschung, in diesen Beständen auf Grundlage der archivrechtlichen Bestimmungen.
Überlieferungsbildung
Unter der historischen Überlieferung in einem Archiv versteht man die Gesamtheit der dort verwahrten historischen Quellen. Die Überlieferung ist ein Ergebnis bewusster archivischer Handlungen. Zur Überlieferungsbildung gehören die Erfassung des Registraturguts im Zuständigkeitsbereich des Archivs im Falle amtlicher Überlieferung sowie die Erarbeitung eines Sammlungs- oder Dokumentationsprofils bei nichtamtlicher Überlieferung.
Eng mit der Überlieferungsbildung ist die Tätigkeit der archivischen Bewertung verbunden. Denn aus der Gesamtmenge der schriftlichen Überlieferung des Zuständigkeitsbereichs eines Archivs werden in der Regel nur ca. 3% bis 10% als archivwürdig bewertet und als Archivgut übernommen.
Fragen der Überlieferungsbildung und der Bewertung stellen sich für jedes Archiv in der täglichen Arbeit, sei es beim Umgang mit massenhaft gleichförmigen Aktenbeständen aus der eigenen Verwaltung, sei es bei der Entscheidung über die Einwerbung von nichtamtlichem Archivgut. Die Landesfachstelle initiiert regelmäßig Arbeitsgruppen, die sich mit diesen Fragen beschäftigen. Vertreter aus kommunalen Archiven verständigen sich über theoretische und methodische Bewertungsgrundsätze zu ausgewählten Archivbeständen, die als Empfehlungen den anderen Archiven zur Verfügung gestellt werden.
Die Handreichungen und Informationen dieser Seite sollen Hinweise für eine planmäßige Überlieferungsbildung vor allem kommunaler Archive geben. Außerdem werden praktische Hilfen zur Bewertung einzelner Aktengruppen zur Verfügung gestellt.
Kontakt
Landesfachstelle für Archive und Öffentliche Bibliotheken Brandenburg
