Aufbau eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems
Die Fachhochschule Potsdam realisiert ein hochschulweites Projekt zur Implementierung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und Dokumente in den Bereichen Verwaltung, Lehre, Studium und Forschung voranzutreiben.
Digitalisierung der Abläufe in Verwaltung, Lehre, Studium & Forschung
Digitale Transformation?
Unter digitaler Transformation wird im Allgemeinen die stetige Weiterentwicklung von Technologien verstanden, die sich unmittelbar auf die unterschiedlichen Bereiche einer Organisation auswirkt.
Für Hochschulen, und damit auch für die Fachhochschule Potsdam, bedeutet digitale Transformation, in den Bereichen Lehre, Studium, Forschung sowie Verwaltung durch Nutzung neuer Technologien unterschiedliche Prozesse bzw. Arbeitsabläufe zu analysieren und zu optimieren, meist zu digitalisieren.
Fundament: Digitalisierung der Verwaltung
Die Digitalisierung der Verwaltung an der Fachhochschule Potsdam umfasst administrative und unterstützende Prozesse der reinen Verwaltung sowie für Lehre, Studium und Forschung.
Sie ist als ein Handlungsfeld der Fachhochschule Potsdam im Rahmen von Digitalisierung zu betrachten und dient zugleich als Basis für die Handlungsfelder: Studium, Lehre und Forschung als Gestalter des digitalen Wandels sowie Vernetzung der Hochschule.
Zugriff auf Dokumente
Die Verwaltungsprozesse und Dokumente werden schrittweise im Rahmen des Aufbaus des DMS digitalisiert werden. Das DMS wird zur effizienten Verwaltung von Dokumenten an der Fachhochschule Potsdam beitragen und Mitarbeitenden der Hochschule einen gleichzeitigen und einheitlichen Zugriff auf diese ermöglichen.
Gesteuert wird der Zugriff über detaillierte Berechtigungen. Sie werden der Funktion und den Aufgaben von Mitarbeitenden sowie dem Datenschutz sowie der Informationssicherheit entsprechen.
Barrierefreiheit & Nachhaltigkeit
Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem die Berücksichtigung von Barrierefreiheit und fördert die Nachhaltigkeit an der Fachhochschule Potsdam.
Ziel ist, die Fachhochschule Potsdam für Menschen mit Behinderungen besser zugänglich und zur Reduzierung des Papierverbrauchs beizutragen.
Digitalisierung von Verwaltungsprozessen & Dokumenten
Die folgenden Verwaltungsprozesse/Teilprojekte und Dokumente werden zurzeit digitalisiert.
Mehrwert DMS für Angehörige der Fachhochschule Potsdam
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird zur effizienten Verwaltung von Dokumenten an der Hochschule beitragen und damit den Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeit erleichtern.
Das DMS ...
- fördert die papierlose Büroumgebung und damit die Nachhaltigkeit an der Fachhochschule Potsdam.
- ermöglicht Barrierefreiheit; für Mitarbeitende mit Beeinträchtigungen sind die Akten und Dokumente leicht zugänglich und durch bestimmte Funktionen, z. B. Vorlesefunktion, barrierefrei zu nutzen.
- fördert und erleichtert die Zusammenarbeit; Mitarbeitende können Dokumente gemeinsam bzw. gleichzeitig bearbeiten, ohne dass physische Dokumente innerhalb der Hochschule hin und her geschickt oder Dokumente per E-Mail zur weiteren Bearbeitung verschickt werden müssen. Dies verkürzt Bearbeitungszeiten.
- ermöglicht Mitarbeitenden eine ortsunabhängige Bearbeitung von Dokumenten, z. B. Homeoffice/mobiles Arbeiten.
- unterstützt eine höhere Datensicherheit; Zugriff auf vertrauliche Dokumente ist beschränkt und ebenso regeln detaillierte Berechtigungen den Zugriff.
Projektteam & Projektleitung
Die Projektgruppenmitglieder setzen sich je nach Themenbereich und Teilprojekt zusammen. Sie möchten Kontakt zum Projektteam aufnehmen? Dann wenden Sie sich an die Projektleiterin Kathrin Fischer.
Lenkungsausschuss
Ein Lenkungsausschuss begleitet den Aufbau des hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems.
