Datenschutzerklärung zur Lernplattform Moodle

1. Ansprechpersonen

1.1 Name und Kontaktdaten des*der Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

Fachhochschule Potsdam
vertreten durch die Präsidentin
Frau Prof. Dr. Eva Schmitt-Rodermund
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
E-Mail-Adresse: praesidentin@fh-potsdam.de
Website: www.fh-potsdam.de/hochschule-karriere/organisation

1.2 Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der Fachhochschule Potsdam erreichen Sie unter folgender Adresse:

Datenschutzbeauftragter
Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
E-Mail-Adresse: datenschutz@fh-potsdam.de

1.3 Fachverantwortliche für die Plattform

E-Learning: Julia Lee
E-Mail: zedi-helpdesk@fh-potsdam.de

2. Rechtsgrundlagen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit für den Betrieb und die Nutzung der Lernplattform Moodle an der FHP personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO), des Brandenburger Datenschutzgesetz (BbgDSG), des Brandenburger Hochschulgesetzes (BbgHG) und den darauf aufbauenden Regelungen.

Soweit die Verarbeitung der Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen dient, werden Ihre personenbezogenen Pflichtangaben als Studierende*r auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit §3 (Hochschulaufgaben), §14 Abs. 9 (Datenverarbeitung im Hochschulkontext) und §26 (Lehrangebot) des Brandenburger Hochschulgesetzes (BbgHG) verarbeitet.

Soweit Sie Ihren Account für Zwecke jenseits von Lehrveranstaltungen oder Prüfungsteilnahmen nutzen möchten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Dasselbe gilt, wenn Sie als externe Nutzer*in an Moodle auf freiwilliger Basis teilnehmen und nicht dem Hochschulrecht unterliegen.

3. Zweck und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden zum Zweck der Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Lehrveranstaltungen sowie zum Zweck des Lehrens und Prüfens verarbeitet. Zudem kann Moodle freiwillig auch für eigene, z. B. studentische Zwecke, verwendet werden.
Beim Einsatz von Moodle werden personenbezogene Daten der Nutzenden aus den nachfolgend genannten Kategorien verarbeitet:

3.1 Anmeldedaten

Für Nutzende mit Campus.Account: Aus dem Campus.Account der FH  Potsdam erfolgt eine Datenübermittlung nach Moodle. Der Campus.Account ist ein zentraler Zugang zum Campusdatennetz und den verschiedenen  elektronischen Diensten der FH Potsdam. Näheres können Sie unter www.fh-potsdam.de/campus-services/it-service/campusaccount nachlesen.
Für Nutzende mit Selbstregistrierung: Hier werden alle notwendigen Anmeldedaten bei Ihnen selbst erhoben. Alternativ werden Anmeldeverfahren via Shibboleth unterstützt.

Bei der Erstanmeldung oder auch im Nachhinein können Sie freiwillig weitere Angaben unter Ihrem „Profil“ hinzufügen. Sie können die freiwillig zugefügten Daten jederzeit entfernen.

3.2 Nutzungsdaten

Nutzungs- bzw. Inhaltsdaten entstehen, wenn Sie selbst Daten bei Moodle eingeben. Hierzu gehören z. B. Beiträge in Foren und Wikis sowie Aktivitäten in Aufgaben, Tests oder interaktiven Inhalten. Auch hochgeladene Dateien zählen zu diesen Inhaltsdaten.
Ausschließlich die Administration des Moodle-Supports verfügt über einen globalen Zugriff auf die Nutzungsdaten, während E-Learning-Mitarbeitende nur auf Teilbereiche Zugriff haben zum Zwecke der Kurseinrichtung und Unterstützung der Lehrenden in der digitalen Lehre und bei Onlineprüfungen. Kursverantwortliche sind im allgemeinen Lehrende. Kursverantwortliche haben ebenfalls nur eingeschränkten Zugriff auf aggregierte, personalisierte Aktivitätsübersichten zu Zwecken der Lehre, der Lehrorganisation, der Lehrerfolgskontrolle und Prüfungsleistungen im betreffenden Kurs.
Kursverantwortliche ergänzen die Nutzungsdaten durch Daten zum Lernerfolg (z. B. Bewertung eingereichter Aufgaben) und zum Ausbildungserfolg (z. B. Bewertung von Prüfungsleistungen). Diese Daten sind nur jeweils für die Kursverantwortlichen, die E-Learning-Mitarbeitenden und die Administration des Moodle-Supports sichtbar.
Soweit die Daten im Rahmen der Datenverarbeitung zu Lehrveranstaltungen oder Prüfungen verarbeitet werden, werden die Daten ausschließlich für Lehr- und Prüfzwecke verwendet. Dies geschieht, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und die Datenverarbeitung vor dem Hintergrund des Prinzips der Datensparsamkeit in angemessenem Verhältnis zu dem mit ihr verbundenen Zweck steht.

3.3 Protokolldaten

Es werden in Moodle im Hintergrund Protokolldaten darüber erhoben, zu welcher Zeit mit welcher IP auf welche Bestandteile des Lernmanagementsystems und auf welche Profile anderer Nutzer*innen zugegriffen wird, zudem Informationen zu Aktionen in Moodle. Ausschließlich die Administration des Moodle-Supports hat Zugriff auf diese Protokolldaten aus Gründen des Systembetriebs und der IT-Sicherheit.

3.4 Teilnahme als anonymer Gast

Soweit ein Kurs für anonyme Gäste zugänglich ist, können Sie bestimmte Kursinhalte lesen, ohne sich anzumelden. In diesem Fall werden ausschließlich Protokolldaten verarbeitet.

4. Dauer der Speicherung

Die allgemeinen Daten in Ihrem Nutzendenprofil (Anmeldedaten und weitere Profildaten) werden bis zur Löschung des Nutzendenprofils gespeichert. Sie können die zusätzlichen Einträge im Nutzendenprofil jederzeit selbst ergänzen und löschen. Die Daten aus der Teilnahme an Kursen (Nutzungsdaten) werden bis zur Löschung des Kurses gespeichert.

Protokolldaten innerhalb von Moodle werden 180 Tage nach Beendigung des Nutzungsvorgangs gelöscht, es sei denn, es gelten abweichende Aufbewahrungsfristen. Sonstige Protokolldaten auf den Servern werden nach 14 Tagen gelöscht.

Hinzu treten Löschfristen, die sich aus Anforderungen an Prüfungsleistungen ergeben und von den Lehrenden eingehalten werden: Gemäß § 31 Abs. 2 der Rahmenordnung Studium und Prüfung (RO-SP) der  FHP werden studienbegleitende Prüfungsleistungen sowie deren Bewertung dokumentierende Unterlagen mindestens ein Jahr ab dem Zeitpunkt der Bekanntgabe der Bewertung aufbewahrt – soweit hierbei Moodle genutzt wurde, werden die Unterlagen entsprechend in Moodle gespeichert. Bei einer Verarbeitung im Rahmen von  Prüfungen werden Prüfungsergebnisse und sonstige Prüfungsdaten zu den Studienunterlagen außerhalb Moodle genommen und gemäß dem § 31 Abs. 1 der Rahmenordnung Studium und Prüfung (RO-SP) der FHP bis zu 50 Jahre gespeichert.

Soweit die Anmeldung des Moodle-Account über den Campus.Account erfolgt ist, wird der Moodle-Account 30 Tage nach Löschung des Campus.Accounts gelöscht. Bereits mit der Deaktivierung des zentralen Benutzerkontos FH Potsdam (Campus.Account) ist eine Anmeldung in Moodle nicht mehr möglich.

5. Empfänger der Daten

Soweit die Datenverarbeitung der Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen dient, sind Empfangende der Daten die Lehrverantwortlichen bzw. Prüfenden und Aufsichtsführenden. Prüfungsarbeiten werden zudem von allen beteiligten Stellen verarbeitet, die für die Einrichtung, Abwicklung und Bewertung der Prüfung sowie für die Verarbeitung der Prüfungsleistung zuständig sind.
Datenverarbeitungen in sonstigen Kursen/Bereichen werden nicht an Dritte weitergegeben oder zu anderen Zwecken verarbeitet. Jedoch auf freiwilliger Basis können Daten und Inhalte mit anderen Moodle-Teilnehmenden geteilt werden.

6. Übermittlung der Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Die Datenverarbeitung von Moodle findet auf Servern der Fachhochschule Potsdam statt. Eine Übermittlung an eine internationale Organisation oder ein Drittland findet nicht statt.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit es sich um verpflichtende Lehrveranstaltungen oder die Teilnahme an einer Prüfung handelt, ist die Bereitstellung der Daten im Rahmen der Studien- und Prüfungsordnungen und sonstiger landesrechtlicher Regelungen erforderlich.
Im Übrigen ist die Bereitstellung von z.B. erweiterten Profildaten oder sonstigen Beiträgen freiwillig.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Grundsätzlich findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

9. Verwendung von Cookies

Moodle verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzenden gespeichert werden. Wird die Website aufgerufen, kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzenden gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Es kommen folgende Cookies zum Einsatz:
• MoodleSession identifiziert die eingeloggten Nutzenden über eine anonyme ID und speichert ihre Anmeldung für die aktuelle Sitzung. Dieses Cookie ist für die Nutzung von Moodle erforderlich, damit der Login und die Zugriffsberechtigungen innerhalb von Moodle während der Sitzung erhalten bleiben. Das Cookie wird automatisch gelöscht, sobald sich die Nutzenden vom System abmelden oder den Webbrowser schließen.
• MoodleID speichert den Benutzernamen im Webbrowser. Bei der nächsten Anmeldung am System wird dieser automatisch in die Anmeldemaske eingetragen, um den Anmeldeprozess für die Nutzenden zu beschleunigen. Diese können das Cookie bei der Anmeldung optional aktivieren. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus der Einwilligung der Nutzenden durch die aktive Speicherung des Nutzernamens gem.Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Sie können das Cookie jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen und werden dann beim nächsten Besuch erneut gefragt, ob Sie eine Speicherung vornehmen möchten.

10. In Moodle integrierte Software

10.1 Einbindung von QUAMP zum Zwecke der Lehrevaluation

Die Evaluationsplattform QUAMP wird auf einem Server der FH Potsdam betrieben.

Moodle und QUAMP sind über eine technische Schnittstelle miteinander verbunden. Beim Aufruf einer Moodle-Kursseite, die die Integration des Moodle Blocks „Kurs-Evaluation“ enthält, wird der Benutzername des eingeloggten Studierenden von Moodle nach QUAMP übertragen und verschlüsselt in QUAMP gespeichert. QUAMP liefert den für den Studierenden und Kurs eindeutigen Link zum Evaluationsfragebogen zurück zu Moodle. Moodle zeigt den Link oder "Fehlertext" an. QUAMP speichert also anonymisiert (man kann den verschlüsselten Code nicht zurückrechnen) den Benutzernamen des Moodle/Campus.Accounts. Werden die Befragungsdaten gelöscht, werden auch die Benutzernamen gelöscht.

Die Kursverantwortlichen können darüber hinaus allgemeine Links zum Fragebogen zur Verfügung stellen. Mit einem QR-Code kann die Evaluierung auch während der Lehrveranstaltung erfolgen.

10.2 Moodle Plug-Ins zur Nutzung weiterer FHP-Dienste

In Moodle sind folgende weitere Dienste integriert: Opencast, Mahara, BigBlueButton

Diese Dienste laufen auf eigenen FHP-internen Servern. Die Datenschutzerklärung zu diesen Diensten finden Sie auf den Webseiten der jeweiligen Dienste.

10.3 Verlinkte Dienste

Darüber hinaus werden in Moodle andere Dienste zum Beispiel im Rahmen von Zitierung verlinkt. Die Datenschutzerklärung zu diesen anderen Diensten finden Sie auf deren Webseiten.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene*r im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem/der Verantwortlichen zu:

• Sie können von dem/der Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem/der Verantwortlichen Auskunft über sowie eine Kopie diese/r Daten gemäß Art. 15 DSGVO verlangen. Diese Daten werden Ihnen nach Bearbeitung Ihrer Anfrage in Ihrem Profil zur Verfügung gestellt.
• Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung (gemäß Art. 16 DSGVO). Sofern inkorrekte Daten gespeichert werden, können Sie diese zum Teil selbst anpassen (selbst erfasste Profildaten) oder die Verantwortlichen auffordern, dies zu tun. Die Verantwortlichen werden der Aufforderung nachkommen, sofern die Berichtigung berechtigt und angemessen ist.
• Sie haben ein Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (gemäß Art. 17 DSGVO). Sie haben einen Anspruch darauf, dass Daten gelöscht werden, die tatsächlich falsch sind oder für der/die Verantwortliche keinen weiteren Zweck hat. Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn der /die Verantwortliche verpflichtet ist, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder durch andere Verpflichtungen noch vorzuhalten. Die Pflicht zur Speicherung von Daten kann auch nach Exmatrikulation bestehen. Es besteht ebenfalls kein Anspruch auf Löschung, wenn Informationen von Ihnen selbst verfasst wurden und diese im Kontext mit Informationen anderer Nutzenden stehen (z.B. Forenbeiträge).
• Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung durch die Verantwortlichen (gemäß Art. 18 DSGVO). Die Verantwortlichen werden sicherstellen, dass Daten im Fall der Einschränkung nur solchen Personen zugänglich sind, die die Daten unbedingt einsehen müssen. Dazu können sie sich der Mittel der Pseudonymisierung und der Anonymisierung bedienen.
• Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung (gemäß Art. 21 DSGVO). Sie können der weiteren Nutzung der Daten widersprechen. Dies kann nur in die Zukunft hinein wirksam werden. Das Widerspruchsrecht ist keine automatische Verpflichtung zur Löschung der Daten für die Verantwortlichen. Sofern die Verantwortlichen Speicherpflichten aus anderen Gründen haben, werden sie dies abwägen und Sie informieren.
• Sie haben ein eingeschränktes Recht auf Datenübertragbarkeit (gemäß Art. 20 DSGVO, Abs. 1 und Abs. 3). D. h., Sie haben einen Anspruch, Daten, die von Ihnen selbst außerhalb von Lehrsituationen verfasst wurden, in einem elektronischen Format, das für die Nutzung an einer anderen Stelle eingesetzt werden kann, zu erhalten.

Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, z. B. an die

Landesbeauftragte für Datenschutz- und Informationsfreiheit Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Webseite: https://www.lda.brandenburg.de/lda/de/