Partnerhochschulen – etablierte Wege nutzen

Als Erstes stellen Sie den Kontakt mit der Hochschule im Ausland her. Besprechen Sie, bei welchen Inhalten Sie übereinstimmen und wie Sie künftig kooperieren wollen.

• Was ist Ziel des Vertrages und worin liegt dessen Nutzen für die FH Potsdam?
• Soll die Kooperation Studierendenaustausch umfassen und wenn ja, für welche Studiengänge und zu welchen Konditionen?
• Möchten Sie sich in der Lehre austauschen und gemeinsame Lehrveranstaltungen konzipieren und durchführen? Sind Exkursionen und Summer Schools gewünscht?
• Geht es um Forschungskooperation? Haben Sie konkret vor, einen Projektantrag einzureichen?
• Welcher Grad der Konkretisierung ist für die operative Umsetzung der Vertragsziele erforderlich?
• Sind ergänzende Regelungen/Verträge wie Abkommen zum Studierendenaustausch erforderlich?
• Wer trägt die Verantwortung für die Vertragserfüllung?
• Ergeben sich durch die Vertragsinhalte Reibungspunkte mit geltendem Recht (zum Beispiel Datenschutz) beziehungsweise mit anderen relevanten Richtlinien oder Programmen?

All diese Fragen sollten vorab geklärt werden, um dann die passenden Vertragsarten zu bestimmen. 

Es gibt verschiedene Kooperationsebenen:

• Kooperation auf Fachebene/Studiengangsebene (zum Beispiel Verträge zum Studierendenaustausch für einen bestimmten Studiengang der FHP im Erasmus+ Programm, Student Exchange Agreement)
• Kooperation auf Fachbereichsebene (ein Fachbereich der FHP, Verträge mit Fachbereichen und Fakultäten an einer Hochschule im Ausland ohne Zuordnung zu einzelnen Studiengängen, Memorandum of Understanding, Student Exchange Agreement)
• Kooperation auf Hochschulebene (wenn mindestens zwei Fachbereiche ihr ausdrückliches Interesse aussprechen; zum Beispiel Memorandum of Understanding, Student Exchange Agreement)

Beachten Sie, dass die Bezeichnungen für Vertragsarten international unterschiedlich sind und daher stets eine inhaltliche Prüfung stattfinden muss.

Absichtserklärung zur Kooperation: Letter of Intent (LoI)

Häufig ist einem Partnerschaftsabkommen die Unterzeichnung einer rechtlich unverbindlichen allgemeinen Absichtserklärung zur Kooperation vorgeschaltet, welches auf allen Kooperationsebenen abgeschlossen werden kann. Der Abschluss eines Letter of Intent ist nicht verpflichtend.

Partnerschaftsverträge: Cooperation Agreement oder Memorandum of Understanding (MoU)

Rechtlich verbindliche Partnerschaftsverträge werden auf unterschiedlichen Ebenen abgeschlossen. Der Kooperationsvertrag auf Fachbereichsebene ist dann empfehlenswert, wenn nur ein Fachbereich an einer Zusammenarbeit mit einer anderen Hochschule interessiert ist. Dieser kann bei Bedarf um Spezifizierungen (wie einen ergänzenden Vertrag zum Studierendenaustausch) ergänzt werden.

Der Partnerschaftsvertrag auf Hochschulebene ist ein vollwertiges Kooperationsabkommen zwischen zwei Hochschulen mit dem Ziel, bestehende Kontakte und die Zusammenarbeit mit Hochschulen im Ausland fachübergreifend zu fördern. Für hochschulweite Partnerschaftsabkommen müssen mindestens zwei Fachbereiche ihr ausdrückliches Interesse aussprechen. Der Hochschulpartnerschaftsvertrag kann den Austausch von Studierenden und Wissenschaftler*innen sowie die gemeinsame Durchführung und Veröffentlichung von Forschungsprojekten beinhalten. Er enthält entweder sehr detaillierte oder aber lediglich allgemeine Vereinbarungen und kann bei Bedarf um Spezifizierungen (wie einen ergänzenden Vertrag zum Studierendenaustausch) ergänzt werden.

Um die Nachhaltigkeit zu gewährleisten, sollte die Zusammenarbeit bei dieser Vertragsform auf eine Mindestdauer von drei bis fünf Jahren ausgerichtet sein. Die Inhalte sind hierbei in Arbeitsplänen zu konkretisieren. Außerdem sollte eine zumindest mittelfristige Finanzierungsgrundlage (Projektantrag) angestrebt werden.

Inter-Institutional Agreement Erasmus+ und Swiss-European-Mobility-Programme

Hierbei handelt es sich um einen Kooperationsvertrag zum Studierenden- und/oder Lehrenden- sowie Personal-Austausch. Für Vertragsabschlüsse greifen die Regelungen sowie die Vertragsvorlagen des Erasmus+ Programms (2021 – 2027) bzw. des Swiss-European Mobility Programms. Die Vertragslaufzeit ist derzeit in der Regel bis 2027 angesetzt.

Vertrag zum Studierendenaustausch: Agreement on Student Exchange

Der Vertrag zum Studierendenaustausch (außer Erasmus+ und Swiss-European-Mobility-Programme) regelt ausschließlich den Austausch von Studierenden. Bei Verträgen über Studierendenaustausch sind die einschlägigen hochschuleigenen Ordnungen und Rahmenbedingungen sowie die jeweiligen Studienordnungen und Prüfungsregelungen zu beachten. Zu definieren sind Regelungen zur Erhebung oder zum Verzicht auf Studiengebühren sowie die Regelung klarer Betreuungsverhältnisse.

Die Verträge im Erasmus+ Programm werden seit 2021 digital im Rahmen von Erasmus Without Paper ausgetauscht. Dafür ist das International Office verantwortlich. Bei der Vertragsanbahnung und den Aushandlungen der Konditionen ist das International Office daher einzubeziehen. 

Die Unterschrift des digitalen Inter-Institutional Agreements erfolgt per Schnittstelle ausschließlich digital über die Datenbank Mobility-Online durch das International Office.

Informieren Sie also das International Office über die gewünschten Vertragskonditionen:

• Austauschplätze nach Studiengang und Anzahl der Plätze pro akademischen Jahr, jeweils für Studierende und/oder Staff-Mobilität,
• vorausgesetzte Unterrichtssprache und Sprachlevel,
• sonstige Vereinbarungen. 

Beratung und Musterverträge

Vor Abschluss eines Vertrages wird die Absicht zur internationalen Kooperation dem Fachbereich berichtet und das International Office informiert. Das International Office begleitet und berät die Fachbereiche bei der Vorbereitung und Umsetzung der gemeinsam abgestimmten Vertragsziele und -inhalte.

Rechtliche Prüfung und Musterverträge

Die rechtliche Prüfung des Vertragsentwurfs erfolgt durch Rainald Wurzer in Rücksprache mit dem International Office. Schicken Sie ihm den Vertragsentwurf per E-Mail zu. Sie erhalten von ihm und dem International Office bei Bedarf auch Musterverträge zugeschickt.

Genehmigung und Unterzeichnung

Nach erfolgter rechtlicher Prüfung und ggf. Anpassungen in Absprache mit der neuen Partnerhochschule wird der Vorgang der Präsidentin zur Unterzeichnung vorgelegt. Die Weiterleitung des unterschriebenen Vertrags an den Vertragspartner erfolgt in der Regel durch die Person, die für den Vertrag verantwortlich ist oder das International Office. Das unterzeichnete Original verbleibt bei der Hochschulleitung.

Kopie des Vertrags an das International Office

Um die Kooperation in die Austauschdatenbanken und Übersichten der Partnerhochschulen, sowie den HRK Kompass einzutragen, muss eine Kopie des Vertrags per E-Mail an das International Office geschickt werden.

Bei einer gewünschten Kündigung oder bei Änderungen der Vertragsmodalitäten sind diese dem International Office und – bei hochschulweit oder fachbereichsübergreifend abgeschlossenen Verträgen – der Hochschulleitung schriftlich per E-Mail mitzuteilen.